Offentliga upphandlingar är ett av de mest effektiva sätten för mindre byggföretag att utveckla verksamheten, öka sina inkomster och ta marknadsandelar från konkurrenterna. Men också ett av de mer komplexa. Kraven kan många gånger vara svåra att förstå fullt ut. Utvärderingsmodellen kan till synes vara nyckfull, eller till och med orättvis.

Men upphandlingar följer också bestämda mönster. Det finns en anledning till att vissa leverantörer får kontrakten, medan andra lyckas sämre. Precis detta kommer vi att försöka ringa in i den här texten, med hjälp från en av branschens vassaste experter på området, upphandlingskonsulten Magnus Josephson.

”Ska” och ”bör”

Det kan måhända tyckas självklart, men för att anbudet ska vara giltigt behöver det till att börja med vara korrekt formulerat. Om någonting saknas, eller är ofullständigt, riskerar anbudet att förkastas, oavsett hur konkurrenskraftigt det är i övrigt. Faktum är att de flesta anbud snarare faller på formalia, struktur och/eller att instruktionerna i upphandlingen inte följs, än på faktisk kompetens. Det kan till exempel vara att intyg, certifikat eller kontaktuppgifter till referenspersoner fattas, att informationen inte är uppdaterad, eller att den finns, men är angiven på inkorrekt plats (särskilt vanligt vid digitala upphandlingar).

För att undvika dessa misstag är det direkt avgörande att förstå vilka krav som är absoluta, och vilka som är utvärderingsbara. Att missa ett ”bör”-krav kan ge mindre poäng i utvärderingen. Att missa ett ”ska”-krav gör anbudet ogiltigt.

Vanligt är också att ”ska”-kraven är uppfyllda, men att svaren på ”bör”-kraven är för svaga och otydliga, eller formulerade på ett sätt som gör att upphandlaren inte kan bedöma relevansen i dem.

Att som exempel lista ett antal referensprojekt säger inte mycket, om du samtidigt inte tydligt redogör för din roll i dem. Att vara konkret och projektspecifik är alltid mer gångbart än generella formuleringar om kvalitet, arbetsmiljö och planering.

Ett sätt att se det på är att anbudskompetens i många fall är minst lika viktig som byggkompetens. Och att de företag som lägger lika mycket vikt på sin anbudsstruktur som på sin produktion har ett tydligt försprång. Viktigt att komma ihåg är också att vinnande bidrag långt ifrån alltid är billigast i pris, utan snarare mer genomarbetade och trovärdiga än konkurrenterna.

”Armar och ben”

Magnus Josephson är anbudskonsult, med 30 års erfarenhet av offentliga upphandlingar. Under sin karriär har han hjälpt över 600 företag, och upphandlat för över 5 miljarder kr.

– Det finns två huvudsakliga skäl till att använda sig av en konsult i samband med upphandlingar, säger Magnus. Antingen har företag inte tid, och hyr därför in ”armar och ben” som kan göra mycket av det generiska arbetet, som redovisning, och kontroller. Andra upphandlingar är så pass så unika och komplicerade att det är riskabelt och onödigt tidsödande att göra jobbet själv. Det kan vara bortkastad tid.

Ju mer komplicerad affären är, menar Magnus, desto viktigare är det att rannsaka sin egen organisations kompetens och förmåga, och bedöma risken för misslyckande.

– Utgå från en skala från 1–10, och ställ följande frågor: Hur viktig affären är för ert företag? Hur lämplig är företaget som leverantör? Hur komplicerad är upphandlingen? Vilka egna resurser har ni? Hur stor chans har ni att vinna utan hjälp? Då får ni snabbt en bild av om det är värt att ta in en extern anbudskonsult.

Vilka är de vanligaste misstagen mindre företag gör i upphandlingsprocessen?
– De tar inte hjälp, vare sig strategiskt eller operativt. Det vill säga i själva anbudsskrivningen. Konsekvensen blir ofta att de ger sig in i för stora affärer, eller affärer de inte är rustade för. Samtidigt som anbuden riskerar att underkännas på grund av formella missar.

Vad är det som i praktiken som oftast avgör vem som vinner en upphandling?
– Enligt statistik från Upphandlingsmyndigheten sker en majoritet av upphandlingarna med lägsta pris som avgörande faktor. Även i upphandlingar där pris och kvalitet kombineras blir det ofta i praktiken en prisfråga, eftersom de flesta anbud uppfyller kvalitetskraven. LOU möjliggör också utvärdering utifrån ”lägsta totalkostnad”, vilket är särskilt relevant vid inköp av exempelvis lysrör, fläktar och andra installerade system där man kan räkna på livscykelkostnader.

Hur pass stor roll spelar referensprojekt vid upphandlingar?
– Referensprojekt kan vara helt avgörande för om man ens får delta i en upphandling. Om de används som kvalificeringskrav måste de uppfyllas, annars förkastas anbudet. Om de i stället ingår i utvärderingen kan de ge poäng som blir avgörande för vem som tilldelas kontraktet.

”Referensprojekt kan vara helt avgörande för om man ens får delta i en upphandling”

När kan det vara en bra idé för mindre företag att samarbeta i en anbudsprocess?
– Väldigt ofta, skulle jag säga. Vid ett första anbud kan det handla om krav som man inte uppfyller, till exempel en viss omsättning eller ett antal referensprojekt. Det råd jag oftast ger till små företag är att börja som underleverantör till etablerade aktörer. Försök hitta en nisch där ni kompletterar dem och se vilka av deras avtal ni kan få tillgång till som underleverantör. Ett annat alternativ är att flera små företag går samman. Men då bör åtminstone ett av bolagen redan ha ett avtal med en offentlig kund. Annars kvarstår grundproblemet, att hitta en enkel väg in på marknaden.

Hur vanligt är överprövning?
– Det varierar mellan olika branscher. I vissa är överprövningar mycket vanliga, i andra förekommer de mer sällan. Det beror bland annat på affärens storlek, kundens betydelse och andra omständigheter. Cirka 3 800 upphandlingar överprövades 2024, vilket motsvarar ungefär 5 procent av samtliga upphandlingar.

Vilket är ditt bästa råd till företag som överväger att överpröva en upphandling?
– Steg ett bör alltid vara att försöka lösa problemet genom att kommunicera med den upphandlade enheten, och förklara vad man anser vara felaktigt. Om detta inte leder någonstans kan man överväga överprövning. Innan man går vidare är det klokt att göra en samlad bedömning av frågans principiella betydelse, kundens värde, affärens storlek och sannolikheten för att vinna.

Sammanfattningsvis, vilka konkreta åtgärder kan mindre företag vidta för att öka sina chanser att vinna fler upphandlingar?
– Börja med att sätta upp ett tydligt mål, och skapa en 12-månaders plan. Hur många upphandlingar hinner ni delta i under perioden? Vilken typ och storlek på affärer ska ni gå in i för att uppfattas som en trovärdig leverantör? Vem ansvarar för vad i anbudsprocessen? Går det att använda AI för att effektivisera arbetet? Jag brukar alltid rekommendera att de som arbetar med upphandling i företaget utbildar sig inom LOU. På sajter som Upphandlingsakademin Online finns flera nedladdningsbara kurser för både säljare och köpare. På bara några timmar får man den grundkunskap som krävs, och man har dessutom tillgång till materialet digitalt i sex månader för repetition.