Hallarna gapar tomma på det 284 000 m² stora Koelnmesse-komplexet vid Rhenflodens östra strand strax utanför Kölns stadskärna, platsen där International Hardware Fair skulle ha välkomnat 3 000 utställare från 55 länder och runt 47 000 besökare. Några kubik förpackningsmaterial och vad som förefaller ha varit en monter på väg att lastas in i en transportbil är allt som skvallrar om att ”Världens största verktygsmässa” alltjämt var på banan för bara några dagar sedan. Anledningen är såklart den pandemiska spridningen av Corona-viruset SARS-CoV-2, som sedan det upptäcktes i Wuhan, Kina i början av 2019 fått myndigheter att utföra reseförbud, stänga ned arbetsplatser och isolera hela städer.

Att International Hardware Fair valt att ställa in, eller tekniskt sett skjuta fram mässan till februari 2021, är till att börja med ett långt ifrån unikt beslut 2019/2020. De senaste månaderna har över 400 mässor världen över gått samma öde till mötes, däribland stora byggmässor som Light + Building i Frankfurt (8-13/3), metallbearbetningsmässan METAV i Düsseldorf (10-13/3), VVS-mässan MCE i Milano (17–20/3), kabel- och rör-mässan Wire & Tube i Düsseldorf (30/3–3/4april) – och nu senast Danmarks motsvarighet till Nordbygg, Byggeri 2020 (10–13/3) som bara fyra dagar innan mässans öppnande förkunnade evenemanget “uppskjutet på obestämd tid”.

– Den senaste tidens utveckling i Italien var droppen som fick bägaren att rinna över, säger Mattias Becker, verksamhetsansvarig för International Hardware Fair till DMH. Då beslutet togs [25 februari] var material och produkter redan på plats, och en del av montrarna hade börjat byggas. Ytterst var det ett beslut som baserades på en rekommendation från kriskommissionen för Kölns stad.

BARA FÖR LASTBILEN ATT VÄNDA

Att stora mässor ställs in med kort varsel skapar naturligtvis inte bara enorma logistiska utmaningar för arrangörerna, utan även stora problem och kostnader för de utställare som planerat för mässan i månader. Värt att notera: under veckorna fram tills att International Hardware Fair officiellt ställdes in var det också ett försvarbart antal utställare som självmant valde att ställa in. Enligt Mattias Becker rör det sig om ett 150-tal företag, eller cirka 5 procent av de totalt 3 000 utställarna. Ett av dessa företag är Hultafors, som bokat en 200 m² stor monter på mässan, och tog beslutet att hoppa av bara några dagar innan mässan ställdes in.

– Vi kontaktades av kunder som avbokade möten med oss på mässan på grund av Corona-viruset, och vi kände oss oroliga för riskerna med ett stort antal besökare och utställare från högriskområden, säger Malin Arvidsson, marknadschef på Hultafors och Wibe Ladders. Allt material hade redan lämnat Sverige med lastbil, men montern hade ännu inte börjat byggas. Det var bara för lastbilen att vända.

“ETT FULT KATT OCH RÅTTA-SPEL”

Hårdast har beslutet att ställa in mässan dock slagit mot de utställare som redan bokat flyg, hotell och transporter, rensat sina kalendrar och i värsta fall redan lämnat sina hemländer – bara för att utan förvarning finna sig tillbaka på ruta ett utan möjlighet att påverka sin situation. Att ett sådant debacle väcker starka känslor, det behöver du bara besöka International Hardware Fairs sociala medier för att finna bevis på.

– Att ställa in mässan med så pass kort varsel är oförsvarligt, säger en utställare i ett längre inlägg kryddat med versaler. Det kunde ha gjorts betydligt tidigare. Är ni medvetna om vilka kostnader det här innebär för oss utställare? Flyg och hotell går inte att avboka, och mycket av det material som skickats ned ligger nu i dyra lagerlokaler i Köln och tickar pengar. Vi har kontaktat er med frågor kring Corona-virusets inverkan på mässan sedan början av februari, och hela tiden fått beskedet att situationen är under kontroll, trots att ni vetat att ett stort antal utställare redan avbokat.

– Det är ett fult katt och råtta-spel, menar en annan utställare. International Hardware Fair hade definitivt kunnat ställas in betydligt tidigare. Det hade inneburit en större ekonomiskt förlust för arrangörerna, men det hade varit ”det rätta” att göra. Extremt dålig krishantering enligt min uppfattning.

– Genom att ”flytta fram” mässan [till 2021] istället för att ställa in den betyder att arrangörerna kan behålla sitt kassaflöde ett helt år utan att behöva fråga oss utställare, menar en tredje kritiker. Kommer ni att erbjuda oss ränta på de pengarna?

FORCE MAJEURE

Så vad gäller egentligen om en mässa du är inbokad på ställs in med kort varsel? Hur stora är möjligheterna att få ersättning för kostnader och utgifter för till exempel resor, boende och logistik förenade med ditt deltagande? Med reservation för att alla mässor har sitt eget regelverk är det enkla svaret: Närmast obefintliga, åtminstone om orsaken till den inställda mässan är Corona-viruset.

Om vi börjar att titta på kostnaden för själva deltagandet, alltså avgiften för montern på mässan, så har i princip alla utställare på de mässor som hittills ställts in erbjudits “samma plats” på ett nytt datum utan extra kostnader. För International Hardware Fair är detta datum satt till 21–24 februari, 2021. För andra mässor som Byggeri 2020 i Danmark saknas i skrivande stund ett nytt datum. När det kommer till frågan om ersättning för de ofta betydande utgifter/kostnader och mindre logistiska mardrömmar som drabbat många utställare så har de mässor som valt att kommentera ämnet offentligt, vilket är långt ifrån alla, hänvisat till Force majeure-klausuler i sina standardavtal. Och är det någon händelse som är som klippt och skuren för Force majeure-begreppets ”övermäktiga eller obemästerliga krafter” så är det just en pandemi.

– Ekonomisk kompensation är endast aktuell i de situationer där vi som arrangör inte uppfyllt våra åtaganden enligt avtalet, säger Mattias Becker på International Hardware Fair. Eftersom Corona-viruset möter kriterierna för en oförutsägbar händelse som ligger utanför vår kontroll är detta inte ett sådant fall.

För att summera: Har du bokat plats på en mässa den närmaste tiden? Ta höjd för att mässan kan bli inställd, och dessutom att det kan ske med kort varsel. Skulle den mässa du betalat för att medverka på bli inställd bör du bli erbjuden en ny plats på en kommande mässa utan kostnad, men räkna med att det i princip är omöjligt att få ersättning för utgifter i samband med det inställda evenemanget.